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Política de continuidad de Negocio

En UNIVERSITAS XXI Soluciones y Tecnología para la Universidad (en adelante UNIVERSITAS XXI S.T.U.), la continuidad y la alta disponibilidad son una referencia constante en todos los servicios que ofrecemos a nuestros clientes.

OBJETIVO DE LA POLÍTICA

El presente documento pretende formalizar la posición y las directrices principales de UNIVERSITAS XXI S.T.U. en relación con el objetivo de asegurar la máxima disponibilidad posible en los servicios ofrecidos por la organización.

Está política es el marco de referencia para determinar las directrices y principios orientados a garantizar que UNIVERSITAS XXI S.T.U. ofrezca la mejor respuesta posible ante un evento disruptivo, cumpliendo con los objetivos de Continuidad de Negocio establecidos y garantizando el cumplimiento de las obligaciones legales aplicables.

Estos principios favorecen el desarrollo de un Plan Integral de Continuidad (en adelante, PIC) que permita gestionar incidentes de manera ordenada, minimizando el impacto en el conjunto de la organización y asegurando el restablecimiento de los procesos que garantizan la prestación de los servicios, con un nivel aceptable y en un periodo de tiempo previamente establecido.

La presente política está alineada con el contexto de la organización y permite asegurar que se cumplen los siguientes objetivos relacionados con la continuidad de los servicios prestados:

  • Definir y desarrollar los posibles escenarios de desastre corporativos.
  • Restablecer las actividades críticas del negocio en un tiempo aceptable.
  • Asegurar niveles suficientes de servicio.

Esta política aplica a las empresas del Grupo UNIVERSITAS XXI en España y en Colombia. Ambas empresas comparten el mismo Sistema de Gestión de Continuidad de Negocio (en adelante, SGSN) pudiendo haber alguna especificidad, como la normativa aplicable en cada país.

PRINCIPIOS QUE NOS RIGEN

La dirección de UNIVERSITAS XXI S.T.U., consciente de la importancia de la Continuidad de Negocio en el ámbito empresarial, asume y dispone principios y compromisos con respecto a esta cuestión que se indican a continuación:

  • Garantizar que se establecen objetivos de Continuidad de Negocio, siempre alineados con la estrategia de la organización.
  • Asegurar que los requisitos de Continuidad de Negocio se integran en los procesos de la organización.
  • Disponer de los recursos necesarios para mantener el SGCN.
  • Comunicar la importancia de una gestión de Continuidad de Negocio eficaz y conforme con los requisitos del SGCN.
  • Asegurar que el SGCN consigue los resultados previstos.
  • Dirigir y apoyar a las personas, para contribuir a la eficacia del SGCN.
  • Promover la mejora continua del SGCN.
  • Apoyar a los roles pertinentes para demostrar su liderazgo aplicado a sus áreas de responsabilidad.
  • Cumplir los requisitos legales aplicables.
  • Formar y concienciar a todo el personal en materia de Continuidad de Negocio.
  • Satisfacer las expectativas y necesidades en materia de continuidad de clientes, personal empleado, empresas proveedoras y demás partes interesadas.
  • Gestionar adecuadamente todas las incidencias ocurridas.
  • Informar a toda la plantilla de la responsabilidad de cumplir las funciones y obligaciones atribuidas en cada caso.

Para asegurar el correcto desempeño en materia de Continuidad de Negocio y cumplir con los objetivos y requisitos establecidos, la dirección de UNIVERSITAS XXI S.T.U. ha designado a una persona que ejerce el rol de responsable y a un Comité de Continuidad de Negocio. Dichas personas, velarán por el cumplimiento de las directrices marcadas por la presente política en relación con la Continuidad de Negocio.

COMPROMISOS DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS Y MEJORA CONTINUA

El desarrollo de planes de Continuidad de Negocio alineados con el contexto de los sistemas y procesos de la organización, comprobando su eficacia periódicamente a través de pruebas y auditorías anuales, permite mejorar la planificación de los recursos para garantizar la Continuidad de Negocio e incorporar las mejores prácticas en las actuaciones para cumplir de forma sistemática, continua y eficiente los objetivos de continuidad definidos frente a los cambios internos y externos, implicando beneficios como:

  • Mejora del resultado operacional de la organización.
  • Reducción de riesgos.
  • Minimización de costes.
  • Disminución de tiempos de inactividad.
  • Mejora en la competitividad.
  • Preservación de las necesidades e intereses de los clientes, del personal de la organización y de otras partes interesadas relevantes de UNIVERSITAS XXI S.T.U.
  • Aumento de la eficacia operativa.
  • Protección de los bienes materiales y el know how del negocio.

Para la consecución de los objetivos, la Continuidad de Negocio se gestiona a través de los siguientes procesos generales del sistema:

  • Análisis de Impacto en el Negocio (BIA, acrónimo de su expresión en inglés). Cuantifica la gravedad que supone la interrupción de los procesos de UNIVERSITAS XXI S.T.U. contenidos en el alcance del sistema.
  • Análisis y gestión del riesgo. Desarrolla el estudio y la evaluación de los riesgos que puedan poner en peligro la continuidad del negocio. Asimismo, se aplicarán las medidas necesarias para mitigar estos riesgos en base a su criticidad.
  • Estrategias de recuperación. Posibilitan restablecer los procesos y servicios críticos de la organización en tiempos aceptables.
  • Creación e implementación de planes de continuidad. Describen y gestionan la operativa necesaria para restablecer las actividades de la organización.
  • Gestión e implementación de los planes de gestión de crisis. Desarrollan los procesos de comunicación y escalado de responsabilidades e información ante una crisis.
  • Gestión de pruebas. Permite a la organización estar preparada para dar respuesta ante la ocurrencia de incidentes reales.
  • Seguimiento y actualización. Garantiza la eficacia y el control del sistema de una forma proactiva y objetiva mediante la incorporación de indicadores y la realización de auditorías del sistema.
  • Formación y concienciación. Asegura que se imparten los conocimientos necesarios y se conciencia adecuadamente al personal sobre sus responsabilidades y funciones en el SGCN.
  • Mejora continua. Establece la necesidad y el compromiso de la mejora y evolución continua del sistema, acondicionándolo a los cambios internos y externos, logrando un correcto desempeño de la organización de forma continua y proactiva.

La Dirección de UNIVERSITAS XXI S.T.U. velará por el cumplimiento del presente documento en la organización asegurando así un desempeño eficaz del SGCN. Asimismo, para alcanzar con éxito los objetivos, ha establecido una estructura de gestión que coordina y controla la implantación y operativa de la Continuidad de Negocio, que incluirá un Comité de Continuidad de Negocio y un Comité de Crisis.

Santos Pavón de Paula

Director General- UNIVERSITAS XXI

Edición marzo 2023